Nel corso del 2025, la nostra nazione dovrà prepararsi a rinunciare a numerosi documenti cartacei che perderanno ogni validità legale. Si tratta di un cambiamento che favorisce un ulteriore progresso verso la digitalizzazione, dato che saranno rimpiazzati da tessere che semplificheranno l’accesso a tutte le procedure amministrative.
Oltre a semplificare la gestione dei documenti, ciò consentirà anche di ridurre lo spreco di carta. Naturalmente, questo è un cambiamento che, come detto, consente un migliore sviluppo della digitalizzazione e ciò comporta numerosi benefici, come la riduzione dei costi e una maggiore efficienza, senza trascurare l’impatto ambientale.
È fondamentale sapere quali documenti cartacei perderanno presto valore, per capire come e cosa fare per eseguire correttamente la transizione. In questo articolo analizzeremo i documenti che perderanno validità, le normative e le modalità di queste nuove disposizioni.
Documenti cartacei
I primi documenti di cui vogliamo parlare sono i contratti di fornitura per beni e servizi. Questi, una volta archiviati in formato cartaceo, non avranno più alcun valore legale, e per questo sarà necessario ottenerli in forma digitale, per conservarli in formato elettronico. In questo modo sarà possibile avere una gestione più efficiente e sicura di tutti i documenti e dell’accesso ai contratti.
Poi abbiamo le anagrafiche clienti, che contengono vari dati sensibili e che dovranno anch’esse essere conservate in forma digitale, e quindi essere conservate in formato elettronico. In questo modo sarà possibile ottenere una maggiore protezione della privacy, quindi una riduzione del rischio di furto di dati e una migliore gestione di questi ultimi. Inoltre, la forma elettronica permette una ricerca più semplice.
Abbiamo poi i documenti contabili, come ad esempio le fatture, le ricevute e i movimenti di pagamento. Essi non avranno più valore legale, nel caso in cui li conserviate in forma cartacea. Per questo motivo è necessario richiedere la forma digitale di questi documenti, e quindi poterli conservare seguendo quelle che sono le nuove normative fiscali.
Normative di riferimento
La prima normativa di cui vi vogliamo parlare è il Codice dell’Amministrazione Digitale, che riguarda la digitalizzazione e la conservazione dei documenti elettronici. Tramite questa normativa è stato possibile stabilire i requisiti che garantiscono l’autenticità, l’affidabilità e la reperibilità dei documenti in formato digitale. Con questa normativa è possibile dare un valore legale ai documenti digitali.
Abbiamo poi la normativa europea che disciplina la protezione dei dati personali, si tratta del Regolamento generale sulla protezione dei dati. Attraverso essa è possibile ottenere delle misure di sicurezza che vanno a interessare la gestione e la conservazione dei dati personali. Per avere un valore legale, è quindi importante che i documenti che contengono dati personali rispettino il GDPR.
Abbiamo poi le Linee Guida dell’Agenzia per l’Italia Digitale, che forniscono alcune indicazioni molto importanti per la digitalizzazione e la conservazione dei documenti in formato elettronico. Inoltre, grazie a queste linee guida è stato possibile stabilire dei criteri di gestione documentale e la conservazione a norma dei documenti digitali. Le aziende e le amministrazioni devono seguire queste linee guide per rispettare le normative e assicurare la validità dei documenti digitali.
Modalità di adeguamento
La prima modalità di adeguamento riguarda la digitalizzazione dei documenti, cioè quel processo che permette di digitalizzare i documenti cartacei. Si tratta di un processo che richiede l’utilizzo di uno scanner e di software ben specifici che permettono di avere una garanzia sulla qualità dei documenti digitali. Le aziende dovranno assicurarsi che tutti i documenti importanti vengano convertiti in formato elettronico, così da rispettare le normative.
Abbiamo poi la conservazione digitale a norma, che non è altro che il processo di archiviazione dei documenti elettronici, e ciò permette di avere una garanzia sull’autenticità, l’integrità, l’affidabilità e la leggibilità dei documenti interessati. Si tratta di un processo che richiede l’utilizzo di specifici sistemi per la gestione dei documenti, certificati e che rispettano le normative vigenti.
Infine, abbiamo la formazione del personale, fattore molto importante che permette di avere una garanzia su quella che è la gestione dei documenti digitali. Le aziende dovranno quindi organizzare e stabilire alcuni corsi di formazione per tutto il personale che prevede il coinvolgimento all’interno del processo di digitalizzazione e conservazione dei documenti. In questo modo si potrà aumentare il livello di conoscenza e la garanzia di rispetto delle norme vigenti.
Riassunto e conclusione
L’Italia si dovrà quindi preparare a dire addio per sempre alla forma cartacea di svariati documenti. Alcuni di essi sono le anagrafiche clienti, i documenti contabili ed i contratti di fornitura, che saranno validi legalmente solamente se in formato elettronico. Inoltre per essere validi devono rispettare determinate normative, che vi abbiamo spiegato in maniera esaustiva nei paragrafi appena precedenti.
Per concludere, vogliamo sottolineare che la digitalizzazione dei documenti è un passo molto importante verso lo sviluppo dell’efficienza e della sicurezza documentale. Attraverso le normative, che potrete trovare appena sopra, le aziende e le amministrazioni si dovranno adeguare a queste nuove disposizioni, così da poter garantire la validità legale dei documenti digitali.
